Importer les utilisateurs

L’importation permet de créer automatiquement les comptes des utilisateurs et les groupes à partir de données externes

Préparation des fichiers nécessaires grâce à

  • l’application SIECLE pour les élèves
  • l’application STSWEB pour les personnels

Ces 2 applications ne sont consultables que depuis le réseau personnel de l’établissement via le portail d’applications ARENA.

 Importer les comptes


Pour information, il existe d’autres sources possibles :
AAF=Annuaire Académique Fédérateur
BE1D=Base Elèves 1er Degré
et Texte si l’on ne dispose d’aucune des 3 solutions précédentes.

L’importation texte V2 peut-être utile pour importer des utilisateurs temporaires,

cette documentation pourra vous y aider

Attention, nous rappelons que l’importation à partir des fichiers Siecle et STSweb est L’IMPORTATION à priviligier et que cette importation n’est à utiliser que lorsqu’aucune autre n’est possible ou lorsque l’on veut créer des utilisateurs temporaires (exemple : votre établissement accueille un stage)|
(extrait de la documentation officielle Eole Scribe)

Cette fonctionnalité remplace définitivement l’ancienne importation texte version 1.

Elle permet d’importer facilement des utilisateurs à partir de fichiers CSV simplifiés, pour créer des utilisateurs temporaires par exemple.

Les fichiers CSV doivent respecter les éléments suivants :

● en-tête indiquant les champs fournis ;

● le point-virgule comme séparateur ;

● pas de séparateur de texte ;

● encodage en ISO-8859-1 ou en UTF-8 .

  En-tête du fichier CSV

Les fichiers d’entrée doivent impérativement posséder un champ d’en-tête comprenant au minimum chacun des mots clé associés aux champs obligatoires du type de compte importé. L’en-tête permet une pré-validation les informations et permet de s’affranchir de l’ordre des champs.

  Exemple

Exemple de l’entête du fichier CSV pour l’importation de compte élève : numero ;prenom ;nom ;sexe ;date ;classe ;login ;password ;niveau ;

Quelque soit le type d’utilisateur importé, les champs login et mot de passe sont facultatifs. Il servent uniquement dans le cas où l’on veut forcer leur valeur. Si ces champs sont absents ou à vide, le login sera généré automatiquement par l’application. Si les notions de numéro élève, numéro professeur et/ou niveau n’existent pas dans l’établissement, il est possible de remplir ces champs avec une valeur identique pour tous.

  Champs élève

  Champs obligatoires

● numero : numéro de l’élève ;

● nom : nom de famille ;

● prenom : prénom ;

● sexe : civilité (M ou F) ;

● date : date de naissance au format jjmmaaaa ou jj/mm/aaaa ;

● classe : classe ;

● niveau : niveau.

  Champs facultatifs

● login : login forcé ;

● password : mot de passe forcé ;

● options : options suivies par l’élève, séparées par le caractère

{{}}

  Champs enseignant

  Champs obligatoires

● numero : numéro de l’enseignant ;

● nom : nom de famille ;

● prenom : prénom ;

● sexe : civilité (M ou F) ;

● date : date de naissance au format jjmmaaaa ou jj/mm/aaaa .

  Champs facultatifs

● login : login forcé ;

● password : mot de passe forcé ;

● classes : classes dans lesquelles intervient l’enseignant, séparées par le caractère | ;

● options : options dans lesquelles intervient l’enseignant, séparées par le caractère |

  Champs personnel administratif

  Champs obligatoires

● numero : numéro du personnel administratif ;

● nom : nom de famille ;

● prenom : prénom ;

● sexe : civilité (M ou F) ;

● date : date de naissance au format jjmmaaaa ou jj/mm/aaaa

  Champs facultatifs

● login : login forcé ;

● password : mot de passe forcé. Champs compte invité Champs obligatoires ●

nom : nom de famille ;

● prenom : prénom ;

● sexe : civilité (M ou F) ;

● date : date de naissance au format jjmmaaaa ou jj/mm/aaaa .

  Champs facultatifs

● login : login forcé ;

● password : mot de passe forcé.

 Importer les élèves (depuis l’application SIECLE (ex Sconet)

Pour l’importation des comptes élèves et responsables, il faut récupérer quatre fichiers XML, compressés en format ZIP, parmi ceux proposés dans les “Exports XML” de l’application SIECLE. Il est d’ailleurs inutile de décompresser ces fichiers.


Bien faire l’exportation depuis SIECLE avec le navigateur Firefox !

Sur le portail ARENA, choisir le menu ”Scolarité du 2nd degré” :

Avec Responsables

  • ElevesSansAdresses.zip (ou.xml)
  • Nomenclature.zip (ou.xml)
  • ResponsablesAvecAdresses.zip (ou.xml)
  • Structures.zip (ou.xml)

ou Sans responsables

  • ElevesSansAdresses.zip (ou.xml)
  • Nomenclature.zip (ou.xml)
  • Structures.zip (ou.xml)

Importer ensuite ces fichiers dans l’EAD en suivant cette procédure Importation dans l'EAD

 Importer les enseignants et leurs classes en début d’année


En début d’année, le fichier sts_emp__.xml contient les enseignants mais pas les correspondances avec leurs classes. Récupérer ce fichier pour l’importer dans Scribe créera les nouveaux enseignants mais ne permettra pas d’avoir les concordances avec les classes.Les services sont remontés au rectorat lorsque le chef d’établissement estime qu’ils sont définitifs. Entre temps, il est parfaitement possible de mettre à jour STSWEB quand on le veut et autant de fois qu’on le désire.
cf : Ecosystème autour de siecle-STS au 01/09

1°) Mettre à jour les données dans EDT
  • Dans le logiciel d’emploi du temps, mise en correspondance des données avec STSWEB
  • Dans le logiciel d’emploi du temps, exporter vers STSWEB (exemple dans EDT : Export avec assistant —> création d’un fichier edt_vers_sts_RNE-2010.xml)

2°) Import dans STSWEB
  • Dans STSWEB : import des données du logiciel d’emploi du temps à partir du fichier précédent et sélectionner importer toutes les données (exemple dans EDT : fichier edt_vers_sts_RNE-2010.xml) ce qui va créer les services des enseignants dans STSWEB

3°) Export dans STSWEB

Export du nouveau fichier sts_emp__.xml (manipulation décrite ci-dessus”l’application STSWEB pour les personnels”)

Sur le portail ARENA, choisir le menu ”Gestion des personnels” :

4°) Importation dans l’EAD

Suivre la procédure ci-dessous (Importation au travers de l’EAD)

 Importation à travers l’EAD

EAD ⇒ Outils ⇒ Importation

  • Mise à jour des bases : à utiliser pour toutes les mises à jour élèves ou personnels
    Elle ajoute seulement les utilisateurs et groupes manquants sans modifier les groupes existants.
  • Importation annuelle des bases : à utiliser lors de la première importation de l’année
    Elle ajoute les utilisateurs et groupes manquants après avoir purgé les options (import des élèves) ou les équipes pédagogiques (import des professeurs).


Dans le cas où l’import initial doit être réalisé en plusieurs passes (ex : cités scolaires…), l’option importation annuelle ne doit être utilisée qu’au premier tour.
3 choix possibles


L’ordre d’importation recommandé est d’abord les élèves puis les enseignants. En effet, un enseignant est affecté à ses équipes pédagogiques uniquement si celles-ci existent et que la classe ou le groupe associé comporte des élèves.

Nous allons traiter ces 2 cas séparément avant de traiter ensemble la phase finale qui est la même.

Préférences des comptes élèves

  • Domaine de messagerie par défaut : les adresses mail des nouveaux élèves peuvent être générées soit dans le domaine restreint soit dans le domaine Internet (modifiable par la suite) ;
  • Quota disque : ce quota disque sera appliqué à tous les nouveaux élèves ; il pourra ensuite être personnalisé pour chaque classe, chaque utilisateur. Voir la partie Quotas de l’EAD
  • Génération des identifiants : format de création des logins pour les nouveaux élèves du type prenom.nom ;
  • Génération des mots de passe : façon dont sont générés les mots de passe des nouveaux élèves ;
    L’utilisation de la date de naissance (format jjmmaaaa) permet d’éviter d’avoir à distribuer les mots de passe et couplé au changement du mot de passe à la première connexion, permet d’obliger les nouveaux élèves à changer leur mot de passe lors de leur première connexion. Il peut être judicieux de consacrer un peu de temps aux élèves pour les aider à choisir un mot de passe un minimum sécurisé et les sensibiliser sur ce sujet, au demeurant plus général qu’un réseau local.
  • Activer le shell : uniquement si vous avez des postes sous Linux (modifiable par la suite)
  • Profil Windows : choix du profil Windows à appliquer aux nouveaux élèves (modifiable par la suite)
    Remarque : Les préférences sont conservées d’une importation à l’autre.

Préférences des comptes Responsables

  • Génération des identifiants : comme pour élèves
  • Génération des mots de passe : comme pour élèves

Remarque : à noter que si la date de naissance n’est pas renseignée, un mot de passe aléatoire sera mis en place.


ou

En cliquant sur ”Envoyer”, les fichiers sont téléchargés sur le serveur. Cliquer sur le lien ”Lancer la lecture des fichiers” pour une vérification des fichiers. Elle est terminée lorsque le mot “FIN” apparait.

A cette étape, aucune modification n’a encore été réalisée, c’est le dernier moment pour annuler.

Lancer l’importation : un message incitant à la patience apparaît alors : “Importation des comptes en cours, veuillez conserver cette page. Cette opération peut être longue.”


Bien attendre la phrase “FIN DE L’IMPORTATION DE COMPTES”

Le rapport d’importation est disponible sur la page d’accueil de l’EAD. Vous en trouverez aussi une copie dans le dossier “importation” du répertoire personnel de l’admin sous le nom ”rapport_date_heure.txt”. Vous trouverez également dans ce dossier les listes des comptes crées sous la forme de fichiers csv (exemple : enseignants_20100109_192908.csv), un fichier pour chaque type d’utilisateurs et à chaque nouvelle importation.


Conseils et rappels :

  • les mots de passe des utilisateurs retrouvés ne sont pas modifiés et remplacés par “déjà atribué” dans les fichiers de comptes
  • Faites le ménage de temps en temps dans le dossier Importation
  • Lors d’une importation, les élèves sont retrouvés grâce aux nom, prénom, date de naissance et numéro interne de l’élève. Si vous avez opté pour la création d’utilisateurs “manuellement”, il faut bien être conscient que la moindre différence risque d’entraîner un doublon.

Après l’importation, l’outil de purge permettra de supprimer tous les comptes utilisateurs inutiles.

 Purge des comptes

EAD ⇒ Gestion ⇒ Utilisateurs ⇒ Purge des comptes

Suite à une importation de début d’année scolaire, il est conseillé de procéder à la purge des comptes utilisateurs ayant quitté l’établissement. L’outil de purge des comptes permet d’afficher les comptes utilisateurs qui n’ont pas été modifiés ou retrouvés depuis un nombre de jours défini. L’outil permet également de mettre en valeur les comptes susceptibles d’être des doublons (Homonymes).

Les actions possibles sur les comptes sélectionnés sont :

  • Supprimer (en conservant leurs données) : suppression des comptes et sauvegardes de leurs données dans /home/recyclage// (Lien symbolique disponible dans le répertoire personnel de l’administrateur) ;
  • Supprimer totalement : suppression des comptes et de leurs données ;
  • Mettre à jour (leur date de mise à jour sera mise à aujourd’hui) : les comptes n’apparaitront plus dans la liste.
    Si une importation a été réalisée, le nombre de jours proposé est calculé en fonction de la date de la dernière importation.