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Alimentation automatique - Fédération d’identité

L’alimentation automatique permet d’alimenter et de mettre à jour tous les comptes personnels, élèves et parents à partir de fichiers provenant du collège.
La fédération d’identité
permet l’accès à l’ENT et de ses services (cahier de textes, dossiers partagés...) et aux téléservices (LPC, OBII, Vie scolaire, Notes...)

L’alimentation de l’annuaire laclasse.com de votre collège par l’annuaire académique permet à votre établissement de bénéficier de la création et mise à jour automatiques des comptes élèves et des comptes professeurs sur l’ENT laclasse.com, à partir des données présentes dans l’annuaire académique.

Dans ce cadre, vous pouvez choisir d’activer le profil parents pour disposer également de comptes pour les parents. Un compte parent donne accès, en lecture seulement, à certaines données de l’élève : cahier de textes, infos familles, accès aux notes et absences...

 Information

  • L’accès à l’annuaire académique par le système laclasse.com doit faire l’objet d’une information au conseil d’administration de votre collège.
  • L’activation du profil parent, si cette option est choisie, doit également faire l’objet d’une information au conseil d’administration de votre collège.

 Avertissement


Attention, les données d’identité issues des bases académiques ont une structure précise, qui ne correspond pas toujours aux données des comptes qui ont été créés manuellement.
  • Les comptes automatiques vont remplacer les anciens comptes manuels (en cas de différence). Les nouvelles dénominations de classe vont remplacer les anciennes (si différentes).


Prévenez les utilisateurs et effectuez cette opération en juillet ou en août, et non en cours d’année, pour éviter la perte des cahiers de textes …

Risque de doublons

  • Les enseignants qui avaient déjà un compte actif et dont les coordonnées n’avaient, lors de la création de celui-ci, pas été renseignés exactement comme dans l’annuaire académique (date de naissance manquante ou erronée, accent, trait d’union sur les noms composés, ou initiale à la place du nom ou prénom), obtiendront de façon automatique un nouveau compte. Ils seront alors informés de la création de celui-ci par courriel sur leur messagerie académique. De plus, leur premier compte sera détaché de l’établissement.
  • Pour les autres comptes (élèves et parents), ce risque existe aussi.
  • De plus, la structure des classes peut, elle aussi, être modifiée.

Solution

Une fois l’activation réalisée (étape 5/5), et après constatation de cette situation par le gestionnaire de l’ENT en allant
dans Administration / de mon établissement / Comptes des profs
mais aussi, dans Administration / de mes classes / Afficher les autres classes de l’établissement,

  • Prendre contact, sans plus attendre, avec le support de laclasse.com afin qu’ils procèdent à la fusion entre les anciens et les nouveaux comptes, ainsi qu’entre les anciennes classes et celles nouvellement créées. Pour les contacter, vous pouvez leur écrire à support laclasse.com ou appeler au 04 78 63 43 56.
  • Petite astuce pour que la fusion des comptes soit faite plus rapidement (après la création automatique d’un nouveau compte lors de l’alimentation par l’annuaire académique parce que votre nom, prénom ou date de naissance ne correspondaient pas entre votre compte utilisé jusqu’à lors et celui généré par l’annuaire académique) : sur le compte que vous aviez l’habitude d’utiliser, vous pouvez ajouter ponctuellement l’établissement “Erasme” à votre liste d’établissements scolaires, ce qui vous permettra alors de modifier votre nom, prénom ou date de naissance afin qu’ils correspondent au nouveau compte créé par l’annuaire académique. Une fois cette manipulation effectuée, retirez l’établissement “Erasme” de votre liste d’établissements.

 Déclaration CNIL

C’est la déclaration CNIL qui déclenche la remontée de vos données vers l’annuaire académique fédérateur. Il existe un délai entre votre déclaration CNIL et l’alimentation effective des comptes ENT de votre établissement. C’est pourquoi il importe de procéder le plus tôt possible à la déclaration CNIL.

Procédure

  • Le chef d’établissement procède à une déclaration simplifiée sur le site de la CNIL :

  • A l’étape 2 de la déclaration (Finalité), choisir le fichier RU-3 : Espaces numériques de travail « ENT » :

  • Suivre la procédure en ligne. Au terme de la déclaration, vous obtenez une copie de déclaration Cnil, que vous devez conserver (attention, il ne s’agit pas du récépissé de déclaration) :

  • Quelques minutes ou quelques heures plus tard,
    vous recevez par courriel un récépissé de déclaration au format .pdf  :

  • L’alimentation de l’annuaire laclasse.com de votre établissement est alors automatisée (avec un délai), et peut être suivie par le gestionnaire établissement dans la rubrique : Gestion / De mon établissement de l’ENT laclasse.com.

 Mise en route, contrôle et activation de l’alimentation automatique

  • Pour effectuer la mise en route de l’alimentation automatique, vous devez être gestionnaire établissement (le chef d’établissement est gestionnaire de son collège, il peut aussi attribuer cette fonction à des enseignants de son établissement).
  • Connectez-vous à votre ENT laclasse.com avec un compte gestionnaire
  • Sélectionnez la rubrique : Gestion / De mon établissement :
  • Dans le menu de gauche, sélectionnez : “Alimentation par l’annuaire académique” :
  • Vous obtenez une information sur votre situation.

Etape 1 : signifie que vous n’avez pas encore transmis votre récépissé de déclaration CNIL :

Etape 2 : il vous est conseillé de vérifier la qualité de vos données dans vos applications (Sconet, StsWeb) :

Etape 3 : le département du Rhône ou Lyon Métropole est en attente de l’alimentation académique :

Etape 4 : sur cette page, 3 liens (élèves, professeurs, parents) vous permettent de vérifier la qualité des données automatiquement reçues :



Une fois que vous êtes certaine de la qualité des données, cliquez sur le bouton “activer”.

  • Vous arriverez à l’Etape 5 : votre alimentation est activée :

Par la suite, vous pourrez avoir un bilan de votre établissement avec les comptes, les classes, les groupes...

 Fédération d’identité

Depuis Septembre 2012, le système d’authentification préconisé est désormais le guichet académique d’authentification. Lorsque les téléservices ont été activés, une authentification unifiée est désormais accessible grâce aux nouveaux boutons :

Ce nouveau système d’authentification permet aux personnels, parents et élèves d’accéder à l’ensemble des téléservices académiques (sconet notes, vie scolaire, obii, LPC ...) ET laclasse.com (cahier de textes, documents, messagerie, blogs ...) au sein d’une même session (un seul identifiant/un seul mot de passe).


Pendant les vacances d’été et la préparation des nouvelles classes, il peut être utile de fermer l’alimentation automatique : l’alimentation automatique fermée, même si les classes sont faites dans les fichiers de l’Éducation Nationale, n’impacte pas les comptes élèves/parents qui ne voient pas leur nouvelle classe.

Il suffit d’aller dans Administration / de mon établissement / Paramètres généraux
et de cliquer sur le bouton « oui » pour l’ Ouverture/Fermeture de l’ENT.

Vous réouvrirez cet accès lors de la rentrée ou de la pré-rentrée.