Pourquoi utiliser l’agenda académique ?

Tout enseignant de l’académie de Lyon est automatiquement doté d’une adresse professionnelle de forme “prenom.nom chez  ac-lyon.fr”. Or, son utilisation étant obligatoire pour les communications interpersonnels, autant ne pas négliger l’écosystème qui lui est associé : notamment l’agenda académique.

L’adresse académique doit être avant tout considérée comme une adresse professionnelle, qui, dans le cadre de l’exercice du métier, permet de garder confidentielle l’adresse personnelle.

C’est un outil qui, grâce aux méthodes ci-dessous, est d’un usage simple et facilite communication et échanges au sein de l’académie.

C’est obligatoire ?

L’utilisation de la messagerie académique l’est (toute communication professionnelle entre les personnels, ou entre personnels et partenaires, requiert obligatoirement pour les personnels de l’académie de Lyon l’usage de la messagerie académique (même si le transfert vers une boîte personnelle reste toléré), l’usage de l’agenda académique est lui facultatif mais revêt bien des points positifs :

• accessible à tous les personnels de l’académie pour un travail commun facilité
• interopérabilité efficace (consultation depuis smartphone, logiciel d’agenda etc …)
• basé sur l’annuaire académique regroupant tous les personnels de l’académie

Les services académiques ne traitant plus les demandes des personnels expédiées depuis une adresse personnelle, autant en profiter pour utiliser l’agenda associé.

Consulter son agenda académique

Identifiants : ceux de la messagerie académique

Voir les identifiants de la messagerie

Méthodes de consultation de l’agenda

Ne pas oublier les pages de l’assistance dédiées à l’agenda académique.

• La méthode la plus simple d’utiliser l’agenda académique reste l’usage du webmail Convergence.
  Avantages : il n’y a rien à installer et à configurer. Tout poste connecté à Internet vous permet de consulter votre agenda.
• Avec le client de messagerie libre Thunderbird : nécessite quelques paramétrages, mais l’interopérabilité est excellente.
• A l’aide de son smartphone

Paramétrages de base à effectuer sur l’agenda

Avant de pouvoir utiliser l’agenda par le vecteur de votre choix, il faut d’abord passer par l’accès web de Convergence pour effectuer quelques paramétrages :

Paramètres de confidentialité

Vérifier les paramètres de confidentialité

validés pour

Options de notifications

Modifier les options de notifications, onglet (en bas à gauche), et cocher Mises à jour de l’invitation… (à vous de voir pour les Notifications d’événement)

Autoriser la lecture de l’agenda

Avec les options précédentes, il est déjà possible de vous inviter à des événements et vous êtes prévenus par mail.

Il est aussi possible de partager votre agenda en lecture avec qui bon vous semble :

Le pendant de ce paramétrage étant de s’abonner à un agenda partagé :

Conseils d’utilisation

Les invitations

Pour associer un autre utilisateur à un événement que vous créez dans votre agenda, le plus simple est de passer par les options d’invitation :

• Créer l’événement dans votre agenda
• Choisir “Ajouter/affiche des détails supplémentaires”
• A droite, dans les invitations, ajouter les personnes à inviter

  

  et vous avez alors la possibilité de vérifier leur disponibilité.

Pour aller plus loin

Et pour plus de facilité d’usage, il est très intéressant de consulter/utiliser l’agenda académique à partir :

• de votre smartphone/tablette Android
• iphone/ipad : Tutoriel
• d’un logiciel dédié : comme l’extension Lightning pour Thunderbird … ou via votre mobile etc …

Il est ainsi facile d’intégrer l’agenda académique, et même l’agenda des vacances scolaires !